ベトナムに拠点を設立する日本企業が増えています。
しかし、設立の手続きで、多くの企業にとって手間と時間がかかり、面倒に感じるのが必要書類の認証手続きです。
特にベトナムはハーグ条約非加盟国のため、「アポスティーユ」ではなく、公証・公印確認・領事認証（ベトナム大使館での認証*というステップが必要になります。
この手続きの流れを理解していないと、手続きが混乱して、やり直し、二度手間となってしまうこともあります。
本記事では、ベトナムでの支店・子会社設立の時に必要な書類の認証手続きについて、
日本側で行う事をわかり易く解説いたします。
きっと法務担当・総務担当・海外事業部などに従事される皆様にとって、有益なガイドとなる内容です。
ベトナムで会社設立を考えている方必見！ベトナム大使館の領事認証の流れ
日本の書類をそのまま提出しても、ベトナムでは通用しません。会社設立やビジネスライセンス取得のためには 領事認証・翻訳認証・アポスティーユ認証 などの手続きが必須です。
本記事では、複雑そうに見える、領事認証や公印確認、アポスティーユ認証について、スムーズに認証を取得するため手続きの流れを解説します。
領事認証とは？
領事認証とは、日本の大使館や領事館が、日本でつくられた文書に対して認証を行う制度です。外務省で公印確認を受けた文書に対し、領事がその真正性を証明します。これにより、日本で発行された文書がベトナムなどの提出先国で正式に認められるようになります。
領事認証（Consular legalisation)の取得の流れ
領事認証を取得するには次の役所等を訪問する必要があります。
訪問するところは順に次のようになります。
・公証役場 → 法務局→外務省 → ベトナム大使館・領事館
公証役場で何をするか
私署文章に対して公証人が公証します。私文書の認証を受けた書類が公証人認証書類です。
役所の証明書類といった役所が職務上作成された書類は公文書ですが、それ以外で作成された文書は私文書です。私文書のうち署名もしくは記名押印ある文書を私署文書と言います。公証役場で取り扱うのは、署名のある私署文書です。
宣誓書を用意して、私署文書を添付します。これを公証役場で公文書化します。宣誓書は実印で押印しますので公証役場に行く前に印鑑証明を取得します。
公証役場は予約制です。当日連絡しても予約でいっぱいの公証役場もありますので、何日か前に、公証役場に電話で予約します。この時に準備するものを確認してください。
法務局で何を行うか
公証人の管轄する法務局で、公証人認証書類に押された認証が正しいものであると証します。
詳しくは、
公証人の所属する法務局長が、在職の公証人であり、その権限に基づき行われ、かつ真正なものであることの証明を行います
外務省で何を行うか
文書に押された法務局長の公印を証明します。
ベトナム大使館で領事認証の手続きとは
始めに記載したようにベトナム大使館では、その文書に押された外務省の公印確認が正しいものであるという認証をします。
ベトナム大使館は東京・代々木八幡駅から徒歩で行けます。駐車場はないので、公共交通機関で行きましょう。小田急線の代々木八幡駅あるいは営団地下鉄千代田線代々木公園駅からが便利です。
行き方の案内は当事務所の次の記事でご紹介しています。
住所：〒151-0062 東京都渋谷区元代々木町５０−１１
受付時間：月曜から金曜 9:30 – 12:00 と 14:00 – 17:00
公証役場でのワンストップサービス
北海道（札幌法務局管区内）、宮城県、東京都、神奈川県、静岡県、愛知県、大阪府および福岡県の公証役場では、以下の3つの手続きを一括で対応してくれる「ワンストップサービス」を実施しています。
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公証人による認証（定款や登記簿謄本の写しの認証など）
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法務局での公証人押印証明の取得手続き（外務省の公印確認に必要）
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外務省での公印確認・アポスティーユ手続き
つまり、公証役場に書類（私署文書）を持ち込めば、法務局や外務省に出向くことなく「公印確認」あるいは「アポスティーユ」まで完了させることができます。公文書は公証役場のワンストップサービスは取り扱えません。
ベトナムの場合は公証役場で私署文書に対して、外務省の「公印確認」までが公証役場で取得できます。
当事務所は、新宿区にある公証役場に公証を依頼しています。ワンストップサービスが使えます。
実際に取得してみよう！事例による認証手続きを解説
ベトナム進出・会社設立で必要となる代表的な書類について、ベトナム側に提出するまでの日本側で認証手続きまでを解説します。
代表的なもので、準備するすべての書類の例示ではありません。
なお、ベトナム大使館で認証を受けた後は、現地の公証役場で翻訳や公証の手続きが行われたうえで、申請先の要件に応じた対応がとられるようです。
１．日本本社の定款
ベトナムに子会社を作るため現地に確認したら、日本本社の定款が必要だと言われました。定款は公文書ですか？
会社の定款は、公文書ではなく私文書なのです。
まず定款のコピーを作ります。
定款を白黒片面コピーで作成して、ホチキスで2か所を綴じて、すべてのページの綴じ目に契印を押します。
印鑑は、会社の実印（代表者印）を押してください。
私文書ですので公証役場での認証が必要です。定款を認証する際に、印鑑を押した宣言書添付して
公証役場で公文書化を行います。以降の手続きの流れは、先ほどの章で解説いたしましたように、・公証役場 → 法務局→外務省 → ベトナム大使館・領事館の順で認証手続きを進めていきます。
２．日本本社の財務諸表
財務諸表は私文書だと思いますが、これも定款と同じように準備すれば良いのでしょうか？
はい。おっしゃるとおり、財務諸表は私文書です。直近2年間の財務諸表の提出をもとめられると思います。これも白黒片面コピーを作り、すべてのページの綴じ目に契印を押します。印鑑は、会社の実印（代表者印）ですよね。これも印鑑を押して宣言書を作成、財務諸表のコピーに添付します。
私文書の認証ですので、１．会社の定款と同じ手続きの流れになります
公証役場 → 法務局→外務省 → ベトナム大使館・領事館の順番に手続きを行います。
３．登記簿（全部事項証明書）
登記簿の提出が必要なのですが、公文書ですよね。公文書の場合は、どうしたらいいでしょうか。
そうです。登記簿（全部事項証明書）は役所が作成した書類ですので、公文書ですね。公文書ですので、公証役場での手続きはできません。
こういった日本の官公署や自治体などの公文書は外務省で公印確認を行い、ベトナム大使館・領事館で認証を受けます。
つまり次のような流れとなるのです。
公文書を役所で受領⇒外務省の公印確認⇒ベトナム大使館・領事館で認証
外務省での公印確認の申請は次の3つのいずれかを選ぶことが出来ます。
- 郵送での申請（外務本省・大阪分室）
- 外務本省（東京）の窓口での申請
- 大阪分室の窓口での申請
残念ですが、外務省の公印確認は当日の取得は出来ません。
東京の本省での受取は窓口での受取あるいは郵送となります。大阪分室の場合は、郵送返却のみのようです。
郵送返却を希望する場合は、申請の際に返送先を記載したレターパック（ライトなど）を提出します。
登記簿に公印確認を取得したら次はベトナム大使館・領事館で認証を受けます。
東京での窓口申請の場合、平日午後13：00～16：00の間しか受け付けてもらえません。
登記簿に翻訳が必要な場合は、翻訳文のベトナム大使館での領事認証が必要かどうか、ベトナム現地で翻訳対応で提出可能かについて、現地スタッフ経由で提出先に確認をします。
日本側の認証手続きならフィラール行政書士事務所へ
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アポスティーユ・大使館領事認証代行サポート報酬額一覧：フィラール行政書士事務所 | フィラール行政書士事務所
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| [この記事の執筆者]
行政書士 山川鬪志 フィラール行政書士事務所 代表 日本行政書士会連合会 東京都行政書士会 新宿支部所属 登録番号 19082576 専門業務：ビザ（在留資格）申請、帰化許可申請 保有資格：申請取次行政書士 認定コンプライアンス・オフィサー
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https://www.moj.go.jp/isa/index.html
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